当好领导秘书的“九字”和“十要”

办公室职场参阅2019-04-02 16:40:54

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当好领导秘书的“九字诀”


来源:秘书工作

作者:杨飞


作为领导身边的参谋助手,秘书人员应对自己有更高的要求。只有养浩然正气,取守正之道,戒急用忍,在“纯、诚、慎、重、细、明、实、大、清”九个字上下功夫,在成长道路上不断锤炼自身,方能赢得出彩人生。


动机要“纯”


做好秘书工作,要“身在兵位,胸为帅谋”,在幕后默默付出、无私奉献。干好工作,首要的是摆正心态,虚心向领导学习、真诚向同事学习、不断在实践中学习,不断提升自己,做好本职工作。切不可急功近利,认为进了“保险箱”,入了“后备库”,就放松对自己的要求,而应踏踏实实,苦练本领,提高能力,把这一岗位真正当成锻炼成长的宝贵平台。


待人要“诚”


“世事洞明皆学问,人情练达即文章。”领导秘书与社会各方面接触多、联系广,必须处理好人际关系。与人相处,最宝贵的是真、诚、信。“诚者物之终始,不诚无物。是故君子诚之为贵。”古有商鞅徙木立信,四海诚服。今有我国“亲诚惠容”“真实亲诚”等外交实践,都诉诸一个“诚”字,可见诚之宝贵。待人以诚,与人为善,能够避免或减少误会,降低管理中的“沟通成本”。作为领导秘书,切忌你琢磨我、我琢磨你,而当以信立身、以诚待人,通过尊重他人赢得尊重。


言语要“慎”


“谗言巧,佞言甘,忠言直,信言寡”“君子欲讷于言而敏于行”,这些都在教导人要做到谨言慎行。领导秘书由于工作原因,可能会了解到一些工作秘密甚至国家机密,如若夸夸其谈、故弄玄虚,很可能会造成失泄密事故。要有讷言敏行的智慧,以实干立身,绝言语后患。要做到不利团结、中伤他人、散播负面能量的话不说、不传。


举止要“重”


古往今来,选贤任能无不推崇厚重的品质。汉代有察举制度,设“光禄四行”一科,“举质朴、敦厚、逊让、有行者,光禄岁以此科第郎、从官。”曾国藩亲嘱其子,“无论行坐,均须重厚”“以后举止留心一重字”。领导秘书在外代表领导形象,还有不少独当一面协调工作的机会,言谈举止要避免轻浮、虚浮、飘浮,做到厚重、稳重、持重。


谋事要“细”


细节决定成败,工作贵在求精。领导秘书上传下达、协调各方,须由表及里、细致入微,把事情想细谋全,把控风险,尤其要充分考虑办事过程中可能给各方乃至全局带来的后果或影响,坚决杜绝那种顾头不顾尾、“只求结果不虑后果”式的盲目执行。


请示要“明”


在请示汇报工作时,应按照事情的重要和紧急程度划分优先级,理清头绪、言简意赅,确保表意明确。要分清请示和报告的差别,向领导报告的事项一般请领导知悉情况即可,有时领导也会作出批示;但请示的事项务必由领导出明确批示,至少确定由谁来牵头办理,以免延误工作时机,造成互相推诿和运转不畅。

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文风要“实”


文风绝不是一件小事情,毛泽东同志在《反对党八股》中指出:“一个人写党八股,……如果还要贴在墙上,或付油印,或登上报纸,或印成一本书,那问题可就大了……”领导秘书写材料,如果不接地气、言之无物、装腔作势,不仅领导不会满意,造成的负面影响亦不容小觑。文风要突出一个“实”字,做到语言质朴、言之有物、切中肯綮,力戒官话虚话套话。


格局要“大”


工作中被领导批评,感到委屈甚至误解都是常有的,作为秘书人员要辩证认识。要有大胸怀、大格局,为大局、为工作,有时需要发扬品格,不能挨点批评、受点委屈就使性子、甩脸子、撂挑子,这是不成熟的表现。


底线要“清”


人不可能生活在真空中,增强拒腐防变的定力和能力,关键要在加强自我修炼、强基固本上下功夫。宋人吕本中指出:“当官之法,惟有三事:曰清,曰慎,曰勤。知此三者,可以保禄位,可以远耻辱,可以得上之知,可以得下之援。”在日常与人交往中,要时刻保持清醒头脑和警觉意识,坚决避免结交无底线之人。要走好工作的路、生活的路、人生的路,必须始终确保自己处于界限之内、规矩之中。





党政领导干部的秘书“十要”


来源:秘书工作

作者:赵国富


怎样做好秘书工作,可谓仁者见仁,智者见智,众说纷纭。在本文,笔者结合自身工作实际,谈一点关于如何做好秘书工作的看法和体会,供广大同仁参考。

 

要讲究政治


最大的政治就是要站稳立场,坚定地和党中央保持一致。秘书不讲政治是不合格的,判断一个秘书是否合格,首先看其政治表现。一个秘书要有清醒的政治头脑,在重大原则和大是大非面前不能糊涂,不能随波逐流,更不能见风使舵,左右摇摆,随随便便发表议论。做秘书要打牢思想基础,端正人生根本,“本立而道生”。通过党性锻炼,来加强自身修养,进一步坚定理想信念,牢固树立起正确的世界观、人生观、价值观,在关键时刻能审时度势,看清方向,把握住自己,这是做一个合格秘书必备的首要素质。


要刻苦学习


秘书一般不要求有倚马万言的才气,但应该有相当扎实的知识储备和文字功底,秘书最忌讳胸无点墨,不学无术,一个人有才能才有可能。秘书在学习上必须坚持不懈,刻苦钻研,循序渐进,厚积薄发。学习要抓紧一切时间,知难而进,博览群书,多读一点中外名篇巨著,书读多了才能闻一知十,博古通今。学习要联系实际,学以致用。不能只为装点门面,或束之高阁,更不能走形式、喊口号、背概念,上不着天,下不着地。秘书要大兴学习之风,把学习作为终身大事。如果蜻蜓点水,一曝十寒,怕苦怕累,一旦到了绠短汲深之时,才会知道书到用时方恨少。


要守口如瓶


秘书即一秘二书,秘字当头,书则次之。做秘书应当谨记“事以密成,语以泄败”,小心驶得万年船。历史上一言兴邦、一言丧邦和祸从口出的事例很多,不胜枚举。特别是逢年过节,同学、老乡和朋友聚在一起,在推杯换盏或谈兴正酣之时,最容易贪图人前显示或一时痛快,丧失应有的警惕性,信口开河,把一些不该说的秘密说了出去,轻者违纪,造成不良影响,重者追究责任甚至还要坐牢。凡涉及国家机密和本单位的人事变动等重大问题,秘书应严格遵守保密纪律和有关规定,不能因诱惑或感情犯错误。即使是在一起聊大天,也要“闲居慎勿说无妨”。


要找准位置


由于秘书紧跟领导,身居要位,众星捧月,难免有时飘飘然。因此秘书应时时注意把握分寸,不事张扬,始终保持低调。有的秘书头脑发胀,忘乎所以,对上曲意逢迎,对下作威作福,阳奉阴违,自以为是,这样迟早会翻车。秘书要眼观六路,耳听八方,见机行事,守土有责,找准自己的位置。遇到急难险重任务和突发事件时,一定要往前上,不能自乱方寸,畏首畏尾,或临阵退缩。秘书在领导身边协助工作,主要是为领导服务,要当好参谋助手,而不能行使领导职权。


要勤奋敬业


让而不争、勤而不怨、尽心正务是秘书的本分。秘书熬更守夜、伤神累心、加班加点是家常便饭,但由于岗位的特殊性,还要坚持高标准、严要求。做秘书应提倡早来一点,晚走一点,多干一点,干好一点,对工作要尽心尽力,不能推三阻四。平时在做计划安排时,要考虑自身的局限性,量力而行,留有余地,话不讲满。但凡定下来的事就要立说立行,说到做到,做一件成一件,不能虎头蛇尾,半途而废。要精益求精,慎重周详,抓纲举目,不出纰漏。一旦出现问题和差错,也要敢于面对现实,承担责任。


要学会调研


为政之道务于多闻,做秘书应具备较强的调研能力,这是做好秘书工作的基本功。群众是真正的英雄,是历史的创造者,只有深入基层和实践向群众学习,才能察实情、求真知、出良策,心中有数,把握全局。调查研究重在躬行,贵在实效。不能浮于表面,走马观花,前呼后拥,添乱扰民。调研结束后,对所掌握的材料应进行一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的深加工,特别是调研报告的起草要抢时间、争主动,一气呵成。同时,要振裘挈领、言之有物、文当其时,及时归纳整理出一些新鲜经验、有效办法或解决问题的建议,为领导决策提供有益的思路和借鉴。


要善于思考


秘书不仅要收发文件,鞍前马后,做一些具体的事务性工作,而且要善于思考,善于出新点子,用手不用脑饭也吃不饱。秘书遇到事情要深思熟虑,洞烛先机,未雨绸缪,预先把各种因素想深想细,不能有勇无谋,抑或等水漫金山寺,问题成了堆,才去仓促应付。秘书要勤于积累,笔耕不辍,随时把自己的思想火花记录下来。读十篇不如做一篇,妙语连珠,皆从熟出。写文章要惜墨如金,以简御繁,文清而旨远。切忌观点陈旧,虚多实少,套话连篇。特别给领导起草讲话一定要有思想深度,不能照抄照搬,人云亦云。


要谦虚谨慎


满招损,谦受益,为人第一谦虚好,人生是一堂永无止境的谦卑课。十步之内必有芳草,三人之行必有吾师。做秘书的诀窍就是要学人之长,补己之短,虚己下人,永不自满。秘书要放下架子,甘当小学生,敏而好学,不耻下问,真心诚意地向内行人请教,不能眼高手低,志大才疏,故步自封,不懂装懂。秘书对待别人无论出身贵贱和职位高低,都要做到来有迎声,问有答声,走有送声,始终保持温良恭俭让。秘书工作无小事,对领导交办的事项和参与的重大活动,要三思而后行,“一步三回头”,谨言慎行,循规蹈矩。切不可粗枝大叶,马马虎虎,吹吹拍拍,夸夸其谈。


要待人以诚


“诚者天之道也”,做秘书只有言行一致,表里如一,才能遇事坦然,常有余裕。特别是到了一些关键时候,不管生张熟李,在领导面前都应该恪守公道,亲不溢美,疏不掩功,实事求是。爱出者爱返,福往者福来,送人玫瑰,手有余香,从古至今都是与人方便,自己方便。其实生活往往像山谷回声,你付出什么,也就会得到什么。“一个好汉三个帮”,成就别人也是成就自己,对别人一定要当面提醒,背后维护,决不能蜚短流长。要养成换位思考的好习惯,严于律己,宽以待人。己所不欲,勿施于人,常替别人想想,常把好事让给别人做。


要淡泊明志


富贵浮名不可靠,莫让浮云遮望眼,沉浮动静皆人生。秘书要耐得寂寞,安得退屈,不慕荣华,宠辱不惊。古人常说:良田千顷,一日三餐;广厦万间,微驱八尺。做秘书要静以修身,俭以养德,把事业看得重一些,把名利看得淡一些,把个人得失看得轻一些,真正做到工于谋国,拙于谋身,一身正气,两袖清风。人无千日好,花无百日红。秘书无论顺逆都应保持一颗平常之心,不以物喜,不以己悲,固守住做人的底线,千万不能为追名逐利或一念之差而越出藩篱。

(文章摘自《秘书工作》杂志2003年第9期。作者:赵国富)